5 tipp, hogy hogyan lesz vállalkozásod Excel káoszából Excel királyság
Amikor kezdő vállalkozóként elképzelted azt, ahogy a vállalkozásod irányítod majd, körülbelül egy ilyen kép jelenhetett meg előtted:
És ami végül is a rendelkezésedre áll, az ilyesmi:
Ebből kell a legjobbat kihozni….
Nemrég indult vállalkozóként rengeteg dolgot kell elsajátítanod. Egyedül kell megoldani a munkát, a marketinget az ügyfélszerzést, az adminisztrációt Nem csoda, ha úgy érzed, hogy szétszakadsz. Jó esetben néhány dolgot ki tudsz szervezni.
Egy dolog azonban mindig rajtad múlik: minden döntést neked kell meghoznod. Az ehhez szükséges mutatószámok kialakítása és nyomonkövetése azonban már jó eséllyel nem fér bele az idődbe. Mivel te végzed a napi munkát és a kezed alatt fut minden ügy, ezért érzés alapján tudod, hogy milyen számokat hoz a vállalkozásod – legalábbis azt hiszed. Azonban torzíthathja a benned kialakult képet az, hogy a friss történések mindig élénkebben élhetnek a fejedeben, ezáltal a hosszabb távú eredményed tévesen ítéled meg. Arról nem is beszélve, hogy ha csak az eredményre hagyatkozol, az egyes elemeit nem rakod ki „papírra”, akkor egy-két fontos tényezőn átugorhat a logikád. Márpedig ezek nagy hatással lehetnek a végső kimenetre.
Mindenestre fejlődni szeretnél, olvasod a tanácsadók cikkeit, hallgatod az előadásait a tervezés fontosságáról, a tervek számokban való megfogalmazásáról, azok folyamatos nyomon követéséről és az időben való beavatkozásról. Nézed a táblázataidat és azon gondolkodsz, hogy de jó lenne, ha már anyagilag is kész lennél arra, hogy vásárolhass egy programot, és végre ne kelljen ezzel a vacak Excellel küzdeni. Eleged van. Jó lenne egy szoftver amiben azok a szuper okos diagramok vannak.
Elárulok egy titkot: azok a programok is olyan elméleti alapokon nyugszanak, amiket simán lehet a táblázataidban is alkalmazni. Neked is lehetnek könnyen felvihető és visszakereshető adataid, önfrissülő diagramjaid!
Ehhez azonban végig kell gondolnod és le kell tisztáznod a vállalkozásod folyamatait, az adatrögzítés menetét, a felelősségi köreit, az ellenőrzési pontjait. és fegyelmezetten betartani őket. Ahogy az akkor is szükséges lenne, ha saját programod lenne. Ezeknek a a folyamatoknak a kiépítését sehogy sem lehet megúszni. Pont ez a terület az, ami nagy vízválasztó egy vállalatirányítási rendszerre áttérő vállalkozónál. A kényszer, hogy ezeket végiggondolja; a kényszer, hogy döntsön, milyen adatokat szeretne vezetni, milyen mutatószámokat szeretne nyomon követni. Mert ezek nélkül a program sem tud működni. Ez a szabályszerűség az, ami megalapoz az elemzések készítésének.
Ha ezt előre, már a táblázataidnál letisztázod sokkal könnyebben tudsz majd áttérni programozott rendszerre, ha eljön az ideje. Addig viszont ezzel a technikával viszonylag olcsón és gyorsan tudod egy táblázatkezelőben felmérni az igényeidet, változtatásokat eszközölni és idővel kitapasztalni, hogy mi is az, amire mindenképp szükséged van.
Félreértés ne essék, egyáltalán nem vagyok ellene semmilyen szoftvernek, sőt! Van az a komplexitás amikor mindenképp kell. DE! Szeretném neked -aki még táblázatokra hagyatkozol- megmutatni, hogy nem feltétlen a szoftverváltás nyújtja a megoldást. Sokszor elég a módszert változtatni amivel az adott problémához nyúlunk.. Nem, nem Excel tanfolyamot hirdetek.
Azt a tudást kínálom, ami a technikai Excel tudáson még pluszban kell ahhoz, hogy a való életben is működő eszközt hozz végre létre magadnak.
A mostani első bejegyzésben egy olyan egyszerű dologról olvashatsz, minta a táblázat.
Szinte hallom, hogy azt mondod magadban, hogy “Úristen, ezért olvastam idáig, hogy aztán táblázatokról beszéljen? Pontosan tudom milyen egy táblázat!”
Erre most te is hallhatod a válaszom: “Valóban?”
TÁBLÁZAT
Nem lehet eléggé hangsúlyozni a helyesen, bizonyos szabályok szerint felépített táblázatok fontosságát. Hatalmas szerepe van abban, hogy mennyire könnyű az adatokat felvinni bele vagy épp visszakeresni. De ami a legfontosabb: még ha emberként bizonyos strukturális hibák mellett is kezelhetőnek, olvashatónak tűnik egy táblázat, a további adatfeldolgozás során az Excel képletei, diagramjai, kimutatásai már nem lesznek ilyen kíméletesek. Ha nem az ő elvárásaik szerint építed fel már eleve a tábláidat, akkor nem tud nyert ügyed lenni.
Először tehát megnézzük, hogy milyen is egy jó adatgyűjtő táblázat legfontosabb elemei:
1. Válaszd külön az adatgyűjtő táblázataidat és az elemzéseket!
Előfordul olykor, hogy van egy elképzelésed arról, milyen összesítést szeretnél látni az adataidról, és egyből ebben a formátumban kezded el vezetni az azokat.
Ez több okból gondot okozhat:
- ezek a kimutatásszerű táblázatok nem alkalmasak további feldolgozásra, mivel az adatok struktúrája nem valósul meg a következő pontokban leírtak szerint.
- mivel ilyenkor egy megoldandó feladatra koncentrálsz, valószínűleg kihagyod egyéb, más szempontból fontos adatok felvezetését. A későbbiekben ez biztos hiányozni fog. Ekkor az egyetlen megoldás az lesz, ha újra előtúrod és pótolod a hiányzó adatokat. Nem egy hálás feladat.
- ahogy gyűlnek az adatok, úgy lesz egyre átláthatatlanabb és kezelhetetlenebb az adathalmaz.
Megoldás: alakíts ki egy adatgyűjtő táblázatot, amiben nem a szép formátum a lényeg, hanem, hogy minden lehetséges adatot fel tudj vezetni. Ezekből egy külön munkalapra már tudsz kivonatot készíteni, sőt ezt a kivonatot bármikor tudod módosítani, bővíteni vagy szűkíteni, mivel az alaptáblában minden a rendelkezésedre áll.
2. Gondold végig a vállalkozásod folyamatait és határozd meg, hogy a táblázat abban hol helyezkedik el!
Erre is több okból lesz szükséged:
Csak akkor tudsz egy jól használható táblázatot felépíteni, ha tudod, hogy annak hatásköre mettől-meddig terjed. Azaz: milyen adatokat kell vezetned benne, miket kell majd visszakeresned vagy éppen előállítanod.
Ha végiggondolod, hogy milyen forrásból fog származni az adat, amit felvezetsz, akkor kialakíthatsz egy olyan megoldást, amelybe a forrás formátumában lévő adatot elég bemásolnod és azt képletekkel átalakítod a tovább használni kívánt formátumra, ezzel is könnyítve az adatfelvitelt.
És fordítva: ha tudod, hogy hova szeretnéd a táblázatodból származó adatot felvinni, akkor képletek segítségével előállíthatod azt a formátumot is ami oda lesz szükséges
3. Sorok és oszlopok szabályai
Egy adatgyűjtő táblázatot mindig táblázatos formátumban kell készíteni!
Egy táblázat sorokból és oszlopokból áll:
- a sorok egy eset minden adatát
- az oszlopok minden eset azonos adatát tartalmazzák.
Ez egy kacifántos megfogalmazása annak, amit mindenki tud ,de csak kevesen csinálnak jól. Itt szoktak nagyon csúnyán elcsúszni a dolgok. Figyelj, mert ez fontos! Ha valaha is szeretnél bármilyen kimutatást készíteni az adataidból akkor a most következő pontok egyikének sem szabad hibáznia nálad:
- Minden sort és oszlopot tölts ki! Ne hagyj üresen cellát csak amiatt, mert például a felette lévő sorban lévő adatot ismételnéd. Ezeket mindig újra fel kell vinni. Minden sornak önmagában állva is teljesnek kell lennie. Gondolj csak bele: egy sima szűrés nem fogja így minden adatod megjelenítani, hiszen az üresen hagyott értékeket egyszerűen kihagyja. Nem is beszélve arról az esetről, ha átrendezed a táblázatod sorait. Teljesen összekavarodnak az információk, használhatatlanná válik a táblád.
- Ne használj összevont cellákat sem a fejlécben sem az adatsorokban! Az összevont cella megakadályozza a kimutatások és képletek működését. Az összevont celláknak adatgyűjtő táblában semmi, de semmi helye nincs!
- Ne használj többsoros fejlécet! A további kimutatások készítésénél gondot okozhat, mert minden további módszer (kimutatás, képlet) csak egysoros fejlécet tud kezelni.
- Mindig alakíts ki megjegyzés oszlopot! Így nem kell olyan oszlopba vezetned plusz információt, ahol nincs valódi helye. Például: átvétel módja maradhat a megszokott átvételi módok, míg megjegyzésbe mehet a részletes magyarázat a megszokottól való eltérésre. Így nem sérül az, hogy átvétel módja szerint is tudsz összesítést vagy szűrést végezni és egyúttal a plusz információ is elérhető.
+1 pont ami már nem kötelező, viszont tanácsos:
- Gondold végig, hogy a te további munkád milyen információ segítené! Például: nyugodtan kialakíthatsz a dátum alapján pluszban év vagy hónap oszlopot ha az segít majd az összesítésben.
4. Sorok színezése helyett inkább alakíts ki státuszt jelző oszlopokat!
Az egyik legjellemzőbb hibaforrás, amivel találkozni szoktam, hogy a sorok színezésével kerül pótlásra egy olyan funkció ami inkább egy plusz oszlop létrehozásával kellene megoldani. A sor színezése általában az eset valamilyen státuszát jelölik: például pirossal a még ki nem fizetettt rendeléseket.
Bár szűrni lehet színek szerint, de képletezni, vagy további kimutatást végezni nem, ezért célszerű ezek helyett egy oszlopot kialakítani az adott státusznak: rendelés fizetve? igen/nem
Ha úgy döntesz, hogy mégis színezel, akkor minimum egy jelmagyarázatot mindenképp adj mellé!
Van ám olyan eset is, amikor elfogadható és teljesen bevett dolog a színezés, ez azonban nem a sorokhoz, hanem az oszlopokhoz kapcsolódik. Színezéssel szokás jelölni, hogy melyik oszlopoban dolgozik képlet: oda nem kell adatot feltölteni, Vagy épp fordítva: hova várunk adatfeltöltést. Hogy melyiket emeljük ki a színezéssel, az már egyéni döntés kérdése.
5. Segédtáblák kialakítása
A táblázatrendszerek kialakítása már inkább haladó jellegű megoldás, mert igényel egy magabiztos szintű táblázatkezelési tudást: függvények, hivatkozások ismeretét. Ne csüggedj, ha ez már túl bonyolultnak tűnik számodra! Csak megemlítem, mert hozzátartozik annak a teljes képéhez, hogy milyen módszerekkel lehet táblázatokkal is komoly eredményeket elérni.
Gyakran ismétlődő adatoknál célszerű lehet egy külön segédtáblát létrehozni, és az adatgyűjtő táblát és a segédtáblát valamilyen közös azonosító alapján összekötni.
Tudom ez bonyolultan hangzik, de mondok egy példát: ha a vevőink visszatérő vásárlók, akkor egy ügyfélkóddal ellátva őket külön fel lehet vinni az adataikat egy ügyféltáblába. A fő adatgyűjtő táblában pedig az ügyfélkódot beütve már automatikusan tudnak töltődni a segédtáblában tárolt ügyfélinformációk.
Ezzel a módszerrel nem csak az adatfelvitelt gyorsul fel, hanem lecsökken a hibázás lehetősége is.
Ezek lennének a legfontosabb pontok, amiket mindenképp szerettem volna első körben megosztani veled.
Nos, hogy állsz? A táblázataid megfelelnek a fenti kritériumoknak? Vagy vannak fejlesztendő területek?
Tudom, ez rengeteg információ volt… Arra kérlek ne keseredj el! Haladj lépésenként. Róma sem egy nap alatt épült fel.
A legfőbb cél, hogy a 3. pont, a táblázatos szerkezet megvalósuljon. Ebben az első két pont végiggondolása nagy segítségédre lehet. Minden mással ráérsz akkor foglalkozni, ha már idáig eljutottál!
Ne feledd: a legkisebb fejlesztések is közelebb visznek ahhoz, hogy ne csak egy muszáj-munka legyen az adatrögzítés, hanem azokat az adatokat használni is tudd a fejlődésed érdekében! Tegyél egy szivességed a jövőbeni énednek!
Remélem sikerült támpontokat adnom, hogy hol is lehet az elkadásod! Ezek felismerésével pedig már meg is tetted az első lépést!
