Táblázatok

Mindannyian használjuk, legyen a vállalkozásunk kicsi vagy nagy, legyen bármilyen egyéb rendszerünk, mindig lesznek olyan adataink amiket táblázatokban vezetünk. Kézenfekvő megoldás, hiszen a szoftver olcsón, akár ingyen elérhető, és könnyen kezelhető(nek tűnik).

Azonban ahogy gyűlnek az adataink -kinek előbb-kinek később- de egy idő után mindenképp eljön az a pont, amikor a táblázataink kuszák lesznek, követhetetlenné válnak. Ha megjelennek a különböző háttérszínezések és többsoros hozzáadott magyarázatok, akkor már biztosak lehetünk benne, hogy nem vagyunk a jó úton. Egyszer csak úgy gondoljuk, hogy az Excel nem megfelelő eszköz számunkra.

Az igazság azonban az, hogy megfelelően kezelve az Excel akár sokkal, de sokkal többre is képes, mint hogy adatokat vezessünk benne.

Adatsorokat böngészni egyébként is fárasztó és időtrabló tevékenység. Ne tedd!  Nézd, hogy mennyivel egyszerűbb is lehet:

KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGY HOGYAN KÉSZÜL?

Először is vegyük a könnyebb lehetőséget: a beépített eszközöket. A munkád során vajon hány menüpontot használsz a palettáról? Pedig van köztük jópár ami alapvető ahhoz, hogy könnyen és gyorsan hozzájussunk az adatainkban rejlő információhoz: szűrők, függvények, pivot tábla, diagramok és a többi apróbb, de annál hasznosabb beállítási lehetőség.

A második, nehezebb lépés az, hogy hogyan használjuk ki ezeket az eszközöket. Ugyanis  kombinációjukkal igazán kirobbanó eredményt lehet elérni: az egyszerű, mindennapokat könnyítő, időrabló feladatokat kiiktató megoldásoktól akár komplett önműködő kimutatás-rendszerekig szinte bármit kivitelezhetünk. Ez az a pont, ahol már többféle ismeret támogatja egymást: a szoftver mély, gyakorlati ismerete, az adatszervezési- és az adatvizualizációs jártasság egészítik ki egymást.

Általánosságban elmondható, hogy a munkafolyamat három részre tagolható:

Az adatok előkészítése

Egyszerűnek tűnik a feladat: soronként vezessük fel az egyes tételeinket (pl megrendelések) és kész is. Ez azonban nem így van. Alapvető adatbáziskezelési ismeretekre már rögtön az elején szükség van. Ráadásul ez egy nagyon fontos lépés, ahol nem nagyon tanácsos hibázni, hiszen ez lesz a további munkánk alapja: a később használt minden eszközünknek tudnia kell majd kezelni ezeket az adatokat.

Adatfeldolgozás

Csak a legelszántabbaknak való terep!

Itt kapnak szerepet az Excel beépített eszközei: pivot táblák, függvények, szűrők együttes alkalmazásával készülnek a szükséges számítások, listázások. Bátran lehet kombinálni, egymásra építeni őket.

Igazán büszkék lehetünk magunkra, ha sikerül minden elvárt adatot előállítani, de ez még sajnos -vagy inkább szerencsére- nem a végállomás. Ez még csak munkaközi állapot, a háttérben marad. Csak a készítője tudja mennyi elegáns megoldást és körmönfont trükköt igényelt a megalkotása.

Kimutatás-készítés

A varázslat itt történik: az eddigi folyamatok az adatokról szóltak, az utolsó fázisban pedig végre megérkezünk oda, amiért az egészet csinálni érdemes: az EMBERhez aki dolgozni fog vele.

Nem elég az adatokat szimplán előállítani, azokat a leendő használójuk számára megfelelő módon kell megmutatni: a lényeget kiemelve, vizuálisan is segíteni az összefüggések feltárását, az információk gyors értelmezését.

Nagyon sok eszköz van a kezünkben: színezésekkel, formázásokkal tudjuk vezetni a tekintetet és kiemeléseket tenni,  diagramokkal egy pillantással felmérhetővé varázsoljuk puszta adatot. Ritmust és vizuális kiszámíthatóságot adunk az egyes elemeknek.

A vonzó formájú és könnyen kezelhető kimutatás legalább olyan fontos mint pontos kalkuláció. Hiszen végső soron a döntési helyzetben lévő vállalkozó támogatása a folyamat lényege. Minél jobban használható eszközei vannak, annál eredményesebben tud dolgozni.

Ugye milyen messzire lehet jutni attól, hogy sor – sor után felviszem az adataimat? Pedig ez is „csak” Excel 😊

A következő bejegyzésekben sok-sok élő, megvalósult példát hozok. Biztos vagyok benne, hogy lesz köztük a te vállalkozásod számára is érdekes lehetőség.

Csatlakozz Facebook oldalamhoz, hogy még véletlenül se maradj le róla!
https://www.facebook.com/tavadminisztrator