7 tipp a jól használható táblázatokhoz

Nagyító táblázattal

Voltál már olyan helyzetben, hogy egy táblázatodból próbáltad kibogarászni az információt amire szükséged volt, de egyszerűen nem találtad amit kerestél?

Vagy mindig is pontosan vezetted az adataidat egy szépen kialakított rendben? Ami az elején könnyen átlátható rendszer volt, mostmár olyan sok elemből áll, hogy már nem látod át?

Kisvállalkozásként az adminisztrációs háttér többnyire az utolsó amiért aggódni szoktunk. A megrendeléseink, feljegyzendő adatainkat egyszerűen elkezdjük vezetni egy Excel vagy egy Google táblában. Ez egy ideig működik is, de ahogy telik az idő úgy lesz egyre körülményesebb vezetni az adatokat és válik egyre bosszantóbbá a probléma.

Már az elején sokat segíthetsz magadnak, ha odafigyelsz néhány egyszerű dologra!


1. Gondold végig, hogy mire fogod használni a táblázatodat!

Teljesen triviálisnak tűnő tanács, de ha rászánsz egy kis időt, és tényleg megfontolod, hogy milyen információra van szükséged most és mi az ami hasznos lehet 1-2-3 év múlva, akkor biztosan tudod pontosítani a mostani táblázatod felépítését.

2. Minden oszlopnak legyen meg a maga feladata, ami csak egy információt hordoz

Ha megvan, hogy milyen információkra van és lesz szükséged, akkor fogalmazd meg egyértelműen, hogy melyik oszlop pontosan milyen információt vezet. Az adatokat bontsd le a lehető legegyszerűbb, legelemibb szintre, addig, ameddig értelme van (például szállítási cím esetében van olyan eset, amikor tökéletesen elég lehet, hogy egy cellában vezeted a teljes címet. Azonban ha szeretnéd kimutatni, hogy melyik településre mennyi szállítás jut, akkor célcserű vagy lebontani a címet elemeire, vagy legalább a várost vagy irányítószámot újra felvezetni egy másik oszlopban.)

3. Ne használj összevont cellákat!

A 2. pont alesete, de szeretném kiemelni külön: a cellák összevonása egy táblázaton belül, akár sorok, akár oszlopok szerint. Erre egy teljesen egyszerű szabály vonatkozik: soha! ne! csináld! Nincs kivétel. Megakadályoz minden további kimutatást, nem lehet rá elemzést építeni, meg szűrni sem. Mindenképp keress más megoldást!

4. Színkódok használata

A sorok különböző színkódolását sokan használják (pl. zöld színnel jelezik, ha az adott számlát kifizették). Ilyenkor illik feljegyezni, hogy az egyes színkódokat mire használod. Ha csak valamilyen speciális esetet emelsz ki színnel, mindig vezesd fel mellé egy megjegyzés oszlopban, hogy az az eset miért is került jelölésre. Azonban arra mindenképp figyelni kell, hogy nem tudsz majd további elemzést alapozni arra az információra amit színezéssel jelölsz. Ilyenkor célszerűbb inkább egy új oszlopban vezetni a státuszt (pl. a zöld színezés helyett egy „számla fizetve” oszlopban jelölni hogy igen vagy nem)

5. Vezesd rendszeresen!

Hiába a tied a világ legmeggondoltabban felépített táblázatszerkezete, ha nem vezeted konzekvensen és rendszeresen az adatokat. Ha nincs minden információ feljegyezve, később nem tudod visszakeresni. Arra gondolsz, hogy valamit nem írsz fel, mert erre az esetre majd úgyis emlékezni fogsz? Nem, nem fogsz…

6. Egységes elnevezések

Ha van olyan adatod ami a táblázatod több sorában is rendszeresen ismétlődik (pl. ügyfélnév vagy terméknév), azoknál figyelj, hogy mindig karakterpontosan ugyanúgy legyenek elnevezve. Már egy egyszerű szűrést is ellehetetlenít, ha egyik esetben így, másikban úgy használsz vagy éppen rövidítesz egy elnevezést. A későbbi elemzéseknek is alapfeltétele lesz az egyforma elnevezés, hiszen ez alapján tudod összesíteni a rájuk vonatkozó adatokat.

7. Alapként mindig használj táblázatos formájú szerkezetet!

Az utolsó pont már inkább a haladóbb felhasználókra jellemző: olyan formátumban vezetik az adatokat, amilyenben a kimutatásukat látni szeretnék. Ahogy telik az idő, úgy gyűlnek fel és válnak követhetetlenné ezek a kimutatások. Erre az estre az szokott lenni a megoldás, hogy az adatokat át kell szervezni az egyszerű, táblázatos formába: sorokba és oszlopokba szervezve felvezetni az adatokat és onnan készíteni az elvárt formátumú kimutatást képletekkel, pivot táblákkal és szűrőkkel.

A fenti szempontok figyelembevételével felépített táblázatokban már sokkal egyszerűbb lesz az adminisztrációd, hiszen ha az egyes adatok rögzítésének megvan a maga helye és módja, az megkönnyíti az adatfelvitelt és a visszakereshetőséget is.

Ez pedig a minimum amit el kell várnod az adminisztrációdtól!

Szeretnél többet tudni? Csatlakozz Facebook oldalamhoz,hogy értesülj a következő bejegyzésekről!
https://www.facebook.com/nagyolga.hu

Hírlevél

Köszönöm!

Sikeresen feliratkoztál a hírlevélre!