Esettanulmány – Rövid távú bérbeadás

Kimutatás - Bejegyzésnél

Azért választottam első esettanulmánynak ezt a projektet, mert kiválóan megmutatja, hogyan lehet a legegyszerűbb tipusú adatokból is csodafegyvert alkotni.

Az ügyfél egy induló vállalkozás, aki termékek rövid távú bérbeadásával foglalkozik, azaz sok „kisebb” összegű megrendelés érkezik hozzájuk.

Azért kerestek fel, mert segítségre volt szükségük ahhoz, hogy a megrendeléseiket rendezetten nyomon tudják követni és hiba nélkül kiszolgálni az ügyfeleiket.

Bár induló vállalkozásról van szó, már az együttműködés elején tisztázásra került, hogy a tulajdonos nagyon tudatosan szeretné kialakítani a szolgáltatásait és termékkörét.

A cél tehát a megrendelések vezetésének kialakítása volt. A vezetett táblázat létrehozása, a rögzítési folyamat kidolgozása és a megrendelésekből levonható konklúziók kimutatása volt a feladatom.

A korábban már megmutatott metódus szerint haladtam:

1. Alaptáblázat kialakítása

A megrendelések mindig ugyanolyan formátumban érkeznek be, de mindegyik megrendelés külön. Az egy helyen lévő könnyű visszakereshetőség miatt a megrendelések minél részletesebb rögzítése mellett döntöttem. Ebben a táblában minden megtalálható ami a megrendeléssel kapcsolatban felmerülhet.

Minden adat felviteléhez létrehoztam egy megfelelő oszlopot. Bár az egyes megrendelések egyező adatait azonos formátumban vezetjük fel (például a dátum azonos formátumban), azonban vannak olyan adatok, amelyek kulcsfontosságúak a későbbi elemzések szempontjából. Ezeknek az egységesítése (egy külön háttértáblázatban) nagyon fontos, mert csak akkor elemezhetőek, ha karakterpontosan úgyanúgy vannak elnevezve: ilyen például a terméknév, fizetési mód vagy az átvevőpont.

Annak érdekében, hogy csökkentsük a hibalehetőségek számát, ha az egyik adat meghatároz egy másikat (pl a lenti példában az átvevőpont neve az átvevőpont címét), akkor azt egy külön táblázatból hivatkozással emelem át. Így elkerülhető a tévesen felvitt, egymásnak ellentmondó információ:

Táblázat legördülő listával - Bejegyzésnél

2. Kimutatás

A táblázatokban már gyűlnek szépen az adatok, így áttérhetünk arra, hogy milyen információt tudunk kiolvasni belőlük.

Az első legkézenfekvőbb információ a bevételek és az azt termelő termékek köré épül: a vállalkozás eddigi teljes bevétele, az átlagos rendelési érték és a legnépszerűbb termék került kiemelésre a kimutatás felső részén:

Összesítés - Bevétel, átlagos rendelés, legnépszerűbb termék
Összesítés – Bevétel, átlagos rendelés, legnépszerűbb termék

A havi bontásban lévő bevétel,  átlagos rendelési érték és a megrendelési darabszám egy diagramon került ábrázolásra. Együtt beszédesebbek, mint külön:

Havi megrendelés adatok - Bejegyzésnél

A hatékony működés szempontjából különböző megoszlásokat is vizsgálunk: a foglalási- fizetési- és átvevőpont-használati adatokhoz mind fontos információt adnak a vevők preferenciáiról (és iránymutatást arra, hogy hova kell koncentrálni ha ki szeretnénk használni valamilyen előnyt, vagy be szeretnénk hozni valamilyen hátrányt).

Bár a megoszlási adatokra klasszikusan a kördiagramot szokták használni, az azonban túl sok elemszám esetén nehezen olvashatóvá válik. Az egységes és könnyen olvasható megjelenítés miatt inkább oszlopdiagramokat alkalmaztam:

Megoszlás adatok - Bejegyzésnél

A kimutatások klasszikusának számító TOPlista sem maradhatott ki. Érdemes megnézni mik a legnépszerűbb (vagy épp legkevésbé népszerűbb) termékek, hiszen azokba érdemes jobban (vagy kevésbé) invesztálni:

Toplista táblázat - Bejegyzésnél

A fenti kimutatások nem csupán érzés alapon működnek. Feketén-fehéren kimutatják, hogy mi történik a vállalkozásban.

Érdemes a kimutatás teljes összképére is egy pillantást vetni:

Egységes színek, azonos magasságú és szélességű kimutatások jellemzik. Vezetik a szemet, könnyen és gyorsan érthetővé teszik az információt.

Bár lehetne látványosabb, azonban megjelenésében viszonylag egyszerű: levegős és könnyű. Ennek is oka van: a nyomtató- és festékbarát kialakítás, amire minden munkámban különös figyelmet fordítok.

Kimutatás - Bejegyzésnél

3. Műszerfal vagy Dashboard

A fenti riport nagyon hasznos információkat hordoz, akár negyed- vagy féléves frissüléssel is. Ez azonban automatikus frissítéssel készült, azaz minden egyes adatfelvitel után automatikusan a friss állapotokat mutatja minden diagramon. Több mint 10 pivot tábla dolgozik a háttérben, hogy a szükséges formátumban összesítve az adatokat ez megvalósulhasson:

Dashboard 2. - Bejegyzésnél

Meggyőző, ugye?

4. A projekt legnagyobb kihívása

Az érdekesség kedvéért szeretném az esettanulmányoknál elmondani nektek, hogy mi okozta számomra a legnagyobb kihívást, a legnehezebb / legtöbb időt igénylő megoldást a projekt során. Ez általában egy olyan apró részlet, aminek nem is szentelünk különösebb jelentőséget. Csak szeretném megmutatni, hogy mennyire nem lehet felkészülni egy feladat kivitelezése során felmerülő problémákra.

Ennél a projektnél nagyon sok időt vett igénybe amíg összehangba tudtam hozni a TOP termékeknél, hogy van olyan termék ami bérelt napok száma alapján, míg más termékeknél pusztán az igénybevétel ténye alapján számolt darabszámot. Fogadok erre nem is gondoltál volna! Én sem…. 😀

A következő bejegyzésekben sok-sok élő, megvalósult példát hozok. Biztos vagyok benne, hogy lesz köztük a te vállalkozásod számára is érdekes lehetőség. Csatlakozz Facebook oldalamhoz, hogy még véletlenül se maradj le róla!
https://www.facebook.com/nagyolga.hu

Hírlevél

Köszönöm!

Sikeresen feliratkoztál a hírlevélre!