Ezúttal egy tanácsadási területen működő vállalkozásnak készített elemzést mutatok be.

A vállalkozás vezetője kézben tartja a vállalkozása működését, rendszeresen nyomonköveti a bevételeit. A bemutatott elemzés az évközbeni helyzetvizsgálathoz szolgált neki segítségül.

Az elemzés teljesen automatikusan frissül év közben, karbantartást új év indulásakor igényel.

A velem megosztott adatok mindössze az ügyfelenkénti tervezett bevételek, valamint a realizált bevételi adatok voltak negyedéves bontásban. Viszont ezek több évre visszamenőleg. Hogy mit lehet ebből kihozni? Igazából annyi mindent, hogy ez a példa 2 részletben kerül bemutatásra…

Először nézzük meg, hogy honnan is indultunk

A megbízó eddig minden naptári évben összeállított egy táblázatot, amelyben szerepelt:

• az ügyfele neve
• tavalyi költése
• idei tervezett költése
• valós költése negyedévenként és összesen
• a tervezett és a valós költés összehasonlítása
• valamint mindezekre egy összesítő sor

Korábbi bejegyzésben szóba került már, hogy van arra példa, hogy az adatokat olyan formában kezdik el vezetni, ahogyan a kimutatást látni szeretnék. Itt is ez történt. Bármilyen kimutatást is szerettem volna készíteni, főleg automatizáltan, ahhoz összesítenem kellett először minden év adatát egy táblázatban.

Azonban szokásomtól eltérően itt az ügyfél megszokott munkakörnyezetét nem módosítottam, továbbra is a fenti formátum egy frissített verziójában tölti az adatait. A többi kimutatás számára szolgáló alaptáblázat elkészítését pedig inkább úgy oldottam meg, hogy ezekből az éves táblákból gyűjti össze az adatokat a háttérben.

Hogy miért döntöttem így? Hogy az ügyfelemnek kényelmesebb legyen. Őt szerettem volna segíteni azzal, hogy ne kelljen új adatfelviteli folyamatokkal megismerkednie, hanem az eddig megszokott táblázata köré -a munkámnak köszönhetően- egy egész sor új elemzés épül, amit csak használatba kell vennie:

Változtatások az éves táblázatban

Egy közös file mindennek

Az eddig évente külön file-ban vezetett táblázatokat összemásoltam egy file külön munkalapjaira. Mivel kevés adatból állnak az egyes évek, ez a file terheltségét egyáltalán nem befolyásolta. Ennek köszönhetően az előző éves költés oszlopoknak és a minden év adatát tartalmazó alaptáblázatnak már nem kellett másik file-ra, hanem elég volt csak másik munkalapra hivatkozni.

A megújult táblázat

Az összesen oszlopot a lap aljáról felvittem a lap tetejére és vizuálisan kiemeltem. Így egyből szembeötlik a lényeges információ, az egyes ügyféladatok pedig alatta szükséges hosszan folytatódhatnak. Nem kell már hosszan görgetni az összesített adatokért.

Teljesülés a tervekhez illetve az előző év adataihoz képest

Az ügyfél minden évre előre meghatározza az egyes ügyfeleitől remélt bevételeit, amit a Terv oszlopban vezet. Az aktuális év bevétele a teljes éves tervhez és az előző éves adatokhoz viszonyítva kerül elemzésre.

Mindkét esetben ugyanolyan formátumban: teljes vállalkozásra és ügyfelekre külön részletezve láthatjuk az eltérés mértékét Forintban és %-os formában.

Ha nincs alkalom az adatok részletes áttekintésére, akkor az alulteljesülést jelző piros és a felülteljesülést jelző zöld oszlopok egy szempillantás alatt megmutatják az eltérés mértékét. Teljesen felesleges minden számot külön végigböngészni.

Ügyfélméret

Egy általam javasolt, az adatokból könnyen kinyerhető mégis nagyon hasznos tartalommal bíró információ.

A kimutatás első oszlopa azt mutatja, hogy az adott ügyfél a teljes éves bevétel hány százalékát hozza. Annak érdekében, hogy itt se kelljen a számokat böngészni, a szürke oszlopdiagram van segítségünkre. Egy pillantásra látszik, hogy kik a nagyobb, a közepes és a kisebb ügyfelek, hogy melyik méret van többségben, melyik milyen arányban vesz részt a vállalkozás bevételeiben.

A második oszlopban pedig egy egyszerű számozott rangsor mutatja, hogy melyik ügyfél pontosan hanyadik helyen áll a költés szerinti rangsorban.

Mint látjátok, alaposan ki lett bővítve a kiinduló táblázat, talán túlságosan is. Nehézkesen átlátható, sok információ szerepel itt ahhoz, hogy könnyen feldolgozzuk. Ezért egy mozdulattal elrejthetővé és megmutathatóvá tettem az egyes információcsoportokat. Ha mindent összezárunk, akkor le lehet szűkíteni az alaptáblázatot, szükség esetén pedig bármelyik eleme kinyítható:

Mivel elfoglalt üzletemberről van szó, mindent elkövettem, hogy a legfontosabb információk egy pillantással is felmérhetőek legyenek számára, azonban ha mélyebben bele szeretne nézni az éves teljesítményébe, akkor is rendelkezésére álljon minden adat.

A projekt legnagyobb kihívása

Ígértem, hogy esettanulmányok esetén megosztom veletek, hogy mi okozta számomra a legtöbb időt és/vagy erőfeszítést igénylő problémát. Szokás szerint megint egy végtelenül egyszerűnek és természetesnek tűnő dolog tréfált meg. Az egyes témaelemek összezárásnak és kinyitásának vizuális megoldása le sem merem írni, hogy mennyi időbe telt. Cserébe látványos megoldás született ami rendelkezésemre áll, és most már bármikor könnyedén alkalmazhatom.

A következő bejegyzésben folytatom annak bemutatásával, hogy milyen egyéb elemzések készültek még. Többféle szempontból körbejárjuk ezeket az adatokat. Bár mind egy és ugyanazon táblázatból ered, az eltérő megközelítés miatt mind másfajta információt fed majd fel. Tarts majd velem akkor is!

Szeretnél többet tudni? Csatlakozz Facebook és Instagram oldalamhoz és nézd meg a korábbi bejegyzéseimhez tartozó videókat Youtube-on!

Te is szeretnél hasonlót? Vedd fel velem a kapcsolatot!